白色申告も記帳・帳簿保存が義務化!手書きでも可能?

悩む女性

2014年(平成26年)から白色申告でも、記帳と帳簿の保存が義務化されました。

以前は課税所得が300万円以下なら、記帳の義務は免除されていました。
現在は基本的に白色申告をする人(事業所得、不動産所得及び山林所得のある人)は全員、記帳と帳簿の保存をしなくてはいけません。

「記帳」と聞くと難しそうに感じませんか?
簿記を知らない素人でも、手書きで帳簿を簡単に付けることはできるのでしょうか?

初心者でも簡単に白色申告の記帳をする方法を調べた結果を、わかりやすく説明します。

白色申告の帳簿付けは簡単?

ネットで検索すると、「白色申告の帳簿付けは簡単」という情報をよく目にしますが、本当でしょうか?

確かに白色申告の記帳は、青色申告の複式簿記の記帳と比べると簡単ですが、お小遣い帳とは全く異なるレベルのものだと理解して下さい。

どうしても「帳簿」と聞くと、お小遣い帳をイメージすると思います。
実際にどのような帳簿が必要になるのでしょうか?

白色申告で必要な帳簿の種類

「白色申告の帳簿付けは簡単」といっても、主に6種類(!)の帳簿を付けないといけません。

6種類と言うと、現金の出入りや、売掛金や買掛金、預金の残高といった、細かいお金や資産の出入りを記録するための帳簿があります。
それぞれの帳簿の内容は互いに関連しているので、内容が抜けていたり誤っていたりしてはいけません。

具体的には、これらの帳簿が必要です。

  • 現金出納帳
    現金の出入りと残高を管理する帳簿です。
    入金、出金の日付、適用、取引先、金額、残高を記載します。
  • 売掛帳
    取引先毎の売掛と回収を管理する帳簿です。
    取引があった日付、数量、単価、金額などを記載します。
  • 買掛帳
    仕入先毎の買掛と支払を管理する帳簿です。
    取引があった日付、数量、単価、金額などを記載します。
  • 経費帳
    給与、福利厚生費、地代家賃、水道光熱費、消耗品費、旅費交通費、通信費といった、仕入れ以外の経費を管理する帳簿です。
  • 預金出納帳
    預金の出入りと残高を管理する帳簿です。
    口座毎に預金の出入りの日付、内容、取引先、金額、残高を記載します。
  • 固定資産台帳
    固定資産の管理をするための帳簿です。
    固定資産の種類ごとに、事業供用開始日、数量、取得単価、耐用年数、償却率、償却額などを記載します。

白色申告でも記帳に手間が掛かかることが、わかったと思います…
これらの帳簿を確定申告の時に提出する必要はありませんが、帳簿を7年間保存する義務があります。
また、これらの帳簿は、税務署の調査が入った時に確定申告の数字の根拠の資料としてチェックされます。

白色申告の記帳と帳簿の保存が義務化される前は、「書類の作成が簡単に済む」ことが白色申告の大きなメリットでした。

現在は白色申告でも記帳と帳簿の保存が義務化されたため、青色申告の10万円控除の場合と比べて、白色申告の記帳の手間はほとんど変わりません。

白色申告にするか青色申告にするか検討中なら、青色申告と白色申告の違いやメリット、デメリットの解説ページを見て下さい。
「青色申告にすると節税のメリットが多い」とよく言われます。どれくらいメリットがあるのか、わかると思います。

「記帳するのは大変だ!」と言っても、利益が出たら確定申告をして税金を収めなければなりません。
白色申告をするにせよ、青色申告をするにせよ同じです。

どうすれば、これだけ多くの帳簿に記帳することができるのでしょうか?
素人向けの帳簿の書き方はあるのでしょうか?

白色申告の帳簿の付け方について、もう少し説明します。

白色申告の帳簿の書き方

白色申告では、主にこれらの帳簿を付けることが義務化されたことを説明しました。

  • 現金出納帳
  • 預金出納帳
  • 売掛帳
  • 買掛帳
  • 経費帳
  • 固定資産台帳

いくら難しいと言っても、利益が出たら確定申告をして税金を収めなければなりません。
白色申告でも記帳は義務化されたので、これらの帳簿に何とかして記帳しなければなりません。

かなり大変だとは思いますが、会社では毎月「締め日」があるように、帳簿も1ヶ月サイクルで記帳すると整理しやすいです。
1ヶ月の記帳の流れを説明します。

1. 領収書を2つに分ける

「現金で支払った領収書」と「銀行の口座経由で支払った領収書」に分けます。

同じお金でも、現金と預金では異なる帳簿で管理されているため、領収書を分けなくてはいけません。

2. 現金出納帳に記帳する

現金で支払った領収書を見ながら、日付順に記帳します。
支払だけでなく、現金を受け取っていたら入金も記帳します。

3. 請求書と通帳を準備する

次は売掛帳と買掛帳に記帳するために、当月の請求書と通帳を準備します。
請求書は売掛と買掛の両方を準備しましょう。

4. 買掛帳に記帳する

請求が来ている方(買掛)の請求書と通帳を照合しながら、買掛帳に記帳します。
通帳を見ながら記帳すると、ダブりや抜けを防ぐことができます。

5. 売掛帳に記帳する

請求している方(売掛)の請求書と通帳を照合しながら、売掛帳に記帳します。
売掛も通帳を見ながら記帳すると、ダブリや抜けを防ぐことができます。

6. 預金出納帳に記帳する

ステップ1で分けた銀行の口座経由で支払った領収書と、通帳の入出金の履歴を見ながら預金出納帳に記帳します。

白色申告でも記帳は大変

このように、帳簿を1ヶ月の間に何冊も記帳しなければならず、それぞれの帳簿の内容は互いに関連していて、抜けや間違いは許されません…

結論:素人に白色申告の記帳は無理!

「白色申告の記帳は簡単」とネットでよく見かけますが、予想以上に白色申告の記帳は大変でした…
青色申告より簡単な白色申告の記帳でも、素人には無理だと感じました。

エクセルで無料のテンプレートや見本をダウンロードすることもできますが、手書きの場合の計算機での計算を自動でやってくれる程度です。

事業主貸や事業主借等の売上や経費にならない勘定の入力をすると計算が合わなくなったり、12月の未収入金、未払経費を入力すると計算が合わなくなるといった問題があるテンプレートもあります。

エクセルの場合はデータの自動取り込みではなく、ファイルへの手入力になるので、入力忘れや勘定項目の間違いは必ず発生するでしょう。

手書きはもちろんですが、エクセルの無料テンプレートを使っても、素人が白色申告の帳簿を記帳することはとても大変です。

素人でも白色申告の記帳をするには?

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  3. クレジットカードの利用データを自動で取り込み、会計処理に必要な情報を自動で表示
    クレジットカードを登録して、一度支払先の情報を登録すれば、クレジットカードでも次回からは会計処理の項目が表示されます。
    2回目以降は、「登録」をクリックするだけで完了です。
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